Det tætte samarbejde mellem VBN-teamet og de indberetningsansvarlige er en forudsætning for, at forskning produceret på AAU bliver registeret korrekt i Pure. Dette understøtter synligheden omkring forskningen bedrevet på AAU, og udgør et vigtigt element i AAUs forskerprofiler. Samarbejdet mellem VBN og de indberetningsansvarlige er samtidigt en vigtig del af kvalitetssikringen i forbindelse med registrering af særligt publikationer og projekter, da det indgår som datagrundlag til den årlige afrapportering på diverse ledelseslag.  

På Aalborg Universitet er der udpeget mindst en indberetningsansvarlig per institut. Den indberetningsansvarlige understøtter opgaverne omkring institutternes forskningsregistrering i Pure og formidlingen af indhold fra Pure i VBN Portalen. Begge dele foregår i tæt samarbejde med VBN-teamet. Personen er dermed et vigtigt bindeled mellem den enkelte forsker på institutterne og VBN-teamet.

Hvis du er udpeget af dit institut til at være indberetningsansvarlig, skal du kontakte VBN-teamet på vbn@aub.aau.dk for at få rettigheder til at kunne tilgå indhold i Pure for dit institut. VBN-teamet står naturligvis til rådighed ift. vejledning i forbindelse med de forskellige registreringsopgaver, som den indberetningsansvarlige står med. Disse uddybes nedenfor.

Den indberetningsansvarliges rolle

Som institut -indberetningsansvarlig er det vigtigt, at du introducerer nye medarbejdere til, hvordan Pure og VBN anvendes på AAU, og hvilke krav der stilles til forskeren på netop dit institut. Dette inkluderer mulighederne for at vedligeholde en god forskerprofil i VBN. Vi anbefaler, at du oplyser nye ansatte om de kursustilbud, som VBN-teamet udbyder. På den måde sikrer du, at nye ansatte tidligt bliver oplært i brugen af Pure og VBN. Dette kan lette både forskerens, dit og VBN-teamets arbejdsgange med registrering og kvalitetssikring.

Den første forskerne henvender sig til

Du skal give ”førstehjælp” til forskerne – det vil sige, at forskeren skal starte med at henvende sig til dig som indberetningsansvarlig. Hvis du eventuelt ikke kan svare på et spørgsmål, er du naturligvis altid velkommen til at henvende dig til VBN-teamet.Som indberetningsansvarlig skal du være behjælpelig med at svare på spørgsmål fra brugere af VBN, der eksempelvis gerne vil have fat i bestemte publikationer fra din organisation.Endelig skal du være behjælpelig med forskellige udtræk til ledelsen, samt andre interesserede.

Her finder du en lang række vejledninger til VBN og Pure på VBN-teamets hjemmeside.

Bindeled mellem VBN-teamet og instituttets forskere

I samarbejde med VBN-teamet er du som indberetningsansvarlig en vigtig del af en række formidlingsopgaver. Det inkluderer bl.a., at du videreformidler informationer fra VBN-teamet til instituttets medarbejdere. Det kan dreje sig om udmeldinger om deadlines for indberetning, nye funktionaliteter, politiske udmeldinger, kurser mv. I løbet af året vil du derfor modtage forskellige typer mails fra os:
 

Mailtype	Måned
Deadline publikationer	20. januar
Formidlingsrapport	Januar/Februar
OA Indikator resultat	April
Tjekliste til instituttet	Maj
Forskningsåret afsluttes	Juni
Fakultets-, institut- og forsknignsgruppe-/sektionsrapport	Juni
Sommerhilsen	Juli
Testresultat for OA-Indikatoren	August
Deadline for registrering af publikationer	November
Julehilsen	December
Årsrapport og plakat	December

Opgaveportefølje til registrering af forskellige indholdstyper

Pure indeholder en række forskellige indholdstyper til registrering af forskning og forskningsaktiviteter. På Aalborg Universitet er det obligatorisk at registrere publikationer. Arbejdet med forskernes publikationerer derfor også den primære opgave som indberetningsansvarlig. Igennem samarbejdet med VBN-teamet er den indberetningsansvarlige med til at sikre kvaliteten af registreringerne, således at afrapportering bliver så retvisende så muligt.

Nedenfor er en kort gennemgang af de hyppigste forskellige indholdstyper og din rolle som indberetningsansvarlig.

Publikationer

Når forskeren har indberettet publikationer, er det dig, der skal se publikationsregistreringerne igennem for at kontrollere, at alle de relevante oplysninger er registreret. Denne proces er vigtig for at sikre både en effektiv arbejdsproces, og at publikationerne kommer ind i systemet så korrekte som muligt.

Her finder du Gode råd til publikationsregistrering.

Her finder du Gode råd til godkendelse af publikationer.

1. I Pure er publikationerne i workflow ”Indberetning igang”, når publikationer ligger ved forskeren.

2. Forskeren sender publikationen ”Til godkendelse” ved den indberetningsansvarlige.

3. Når den indberetningsansvarlige har tjekket, at alle oplysninger er registreret, godkender den indberetningsansvarlige publikationen.

4. VBN-teamet validerer så publikationen.

5. Hvis publikationen mangler informationer, vil VBN-teamet sende besked om dette til den indberetningsansvarlige i systemet og sende publikationen tilbage ”Til godkendelse” ved den indberetningsansvarlige. 

Årshjul for registrering, godkendelse, validering og afrapportering

I VBN-teamet arbejder vi med følgende årshjul, som danner rammen for arbejdsopgaver relateret til den årlige registrering, godkendelse og validering, samt i sidste ende afrapportering på publikationer, projekter og andet indhold i VBN. VBN-teamet anbefaler, at den indberetningsansvarlige løbende godkender instituttets publikationer.  

• Januar (den 20/1): Deadline for det foregående års registrering af publikationer: Her SKAL den indberetningsansvarlige have godkendt forrige års publikationsregistreringer. Det er således en god ide at sætte en deadline allerede i november/december, så den indberetningsansvarlige har tid til at godkende de sidste publikationer inden den 20. januar.

• Februar (den 20/2): Deadline for det foregående års registreringer af projekter.

• Januar (den 20/1) – april (ultimo): Validering: VBN-teamet validerer alle AAU’s publikationer fra det foregående år. 

• April: Forskningsåret afsluttes: AAU's publikationer og projekter fra det foregående år validerede og klar til afrapportering. AAU's publikationer høstes til Open Access Indikatoren.

• Maj: Tjekliste til instituttet: Tjeklisten sendes til institutlederen og den indberetningsansvarlige. Her får instituttet en indikation på, hvor mange publikationer og projekter der er registreret. Det er den indberetningsansvarliges ansvar i samråd med institutlederen at tjekke, at alle publikationer og projekter er registreret.

• Juni: VBN-teamet udsender rapporter til fakultets-, institut- og forskningsgruppe-/sektionsledelser. 

• December: VBN-teamet udsender årsrapport og plakat med highlights.

Open Access til publikationer

Aalborg Universitet har en Open Access-politik, som opfordrer til, at så mange publikationer som muligt gøres Open Access. AAU bliver målt på, hvor mange forskningsartikler, der er Open Access via Open Access Indikatoren. 

Da VBN er AAU’s fuldtekstarkiv, skal publikationer så vidt muligt vedhæftes enten:  

• Den endelige version af artiklen i PDF-format (ved publicering i gyldne Open Access-kanaler, typisk betales der et gebyr (Article Processing Charge)) eller;  
• Det accepterede manuskript i PDF-format (typisk er den endelige version bag en betalingsmur, men det accepterede manuskript må gøres Open Access efter en embargo-periode).  

Ved manglende oplysninger eller link til fuldtekst (eller disse ikke virker), er det således dig, der kontakter forskeren med henblik på at få alle relevante oplysninger med.  

Årshjul for Open Access Indikatoren:

Kørsler til OA Indikatoren	Måned
Første testkørsel	Juni
Anden testkørsel	December
Endelig kørsel	Marts
Endelig resultat	April

Her finder du Gode råd til Registrering af Open Access-publikationer i Pure.

Personer

Som indberetningsansvarlig skal du rydde op i medarbejdernes tilknytningsforhold på organisationerne i VBN. Medarbejdere får som hovedregel automatisk tilknyttet institut og fakultet på deres personprofil (eller administrativ organisation, hvis det er TAP-ansatte). 

På nogle institutter bliver sektion og forskningsgruppe også automatisk tilknyttet. Det kommer an på, hvordan det er sat op i HR-systemet. 

Hvis det ikke kører automatisk, skal du som indberetningsansvarlig sørge for, at nye medarbejdere tilknyttes de korrekte interne organisationer (sektion, forskningsgruppe etc.). 

Hvis personer flytter fra en sektion eller forskningsgruppe til en anden, skal du sørge for at afslutte personerne på den gamle organisation ved at sætte en slutdato og tilknytte personen til den nye organisation. 

Ligeledes skal personer, som ikke længere er aktive, afsluttes på organisationerne ved, at der indsættes en slutdato.

Tilknytningen af personer til de rette sektioner og forskningsgrupper er vigtige i forhold til at kunne lave retvisende afrapportering på disse niveauer.  

Her finder du Vejledning til at rydde op i medarbejdernes tilknytningsforhold.  

Organisationer

Som indberetningsansvarlig skal du oprette, vedligeholde og tilknytte personer til instituttets organisationer (sektioner, forskningsgrupper etc.). 

Her finder du Gode råd til at oprette og vedligeholde organisationer i Pure. 

Du sørger for, at den organisation, der er oprettet i VBN er identisk med AAU-organisationssiden. Det betyder, at du fx nedlægger gamle forskningsgrupper, sektioner og centre, samt opretter nye, når de opstår, så jeres organisationsprofil løbende vedligeholdes. 

Derudover er det vigtigt, at AAU- og VBN-siderne indeholder samme basisinformationer, fx en beskrivelse af en forskningsgruppes forskningsområder og at gruppens kontaktinformationer er opdaterede. 

Det er også muligt at tilknytte foto, video og FN’s Verdensmål til organisationsprofilerne. 

Her finder du Vejledning til at tilknytte foto og video organisationsprofilerne. 

EKSTERNE ORGANISATIONER 

Som indberetningsansvarlige er det vigtigt i godkendelsen af publikationer, at du tjekker, at de rigtige eksterne organisationer er tilknyttet eksterne medforfattere.   

Eksterne organisationer er en vigtig information i forhold til at kunne afrapportere på samarbejde. 

Projekter

I forhold til de projekter forskerne registrerer, skal du sørge for, at projekterne som minimum har korrekte start- og slutdatoer. 

Det er også dig, der skal spørge ind til, om projektbeskrivelsen passer og regelmæssigt spørge ind til, om den er opdateret. 

Her finder du Vejledning til registrering af projekter. 

MEDLEMSKABER 

Det er vigtigt, at du som indberetningsansvarlig gør instituttets medarbejdere opmærksom på, at registrering af Medlemskaber er en vigtig information i forhold til at afrapportere på AAU’s samarbejder og indflydelsesområder, bl.a. i forhold til centraladministrationen, og indgår i universitetets strategi for 2022-2026.  

Registrering af Medlemskaber sker under Aktiviteter og er delt op i 4 kategorier.  

• Medlemskab af udvalg, kommission, råd, nævn, forening, organisation eller lignende 
• Medlemskab af forskningsnetværk eller ekspertgruppe 
• Bestyrelsesarbejde i virksomhed, forening eller organisation 
• Medlemskab af bedømmelsesudvalg 

Se vejledning til registrering af medlemskaber her: 

Dansk vejledning

Engelsk vejledning

Mediedækning (presseklip)

De fleste presseklip kommer ind i VBN automatisk via AAU’s medieovervågning fra InfoMedia. Er der presseklip, som ikke automatisk bliver registreret, og som forskeren ønsker registreret, er det din opgave at hjælpe forskeren med selv at registrere disse eller gøre det på vegne af forskeren. 

Her finder du Hvilke Medier og Kilder, som er dækket af InfoMedia’s medieovervågning. 

Netværksmøder og anden kommunikation fra VBN-teamet

En til to gange årligt inviterer VBN-teamet til et netværksmøde. Her har du mulighed for at netværke med andre indberetningsansvarlige samt at få de nyeste informationer om registrering, formidling, analyse og andet.  

VBN-teamet bruger derudover informationsværktøjet Yammer til løbende at informere om support, supportemner, nye funktionaliteter i Pure, m.v. på VBN-siden. 

VBN-teamet kommunikerer også bredt via Twitter og LinkedIn. 

Kontaktoplysninger

VBN Mailboksen: vbn@aub.aau.dk

Find VBN-teamets medarbejdere på: https://www.team.vbn.aau.dk/medarbejdere/