AAU logo

VBN-teamet

Den indberetningsansvarliges opgaver

En til to gange årligt inviterer VBN-teamet til et netværksmøde. Her har du mulighed for at netværke med andre indberetningsansvarlige, samt få de nyeste informationer omkring registrering, formidling, BFI og andet. VBN-teamet bruger derudover informationsværktøjet Yammer til løbende at informere om support, supportemner, nye funktionaliteter i Pure, m.v. på VBN-siden.

I det følgende kan du se, hvilke ansvarsområder og opgavetyper du som indberetningsansvarlig typisk har. Vær opmærksom på, at der kan forekomme justeringer i opgavetyperne.

 

Publikationer

Arbejdet med forskernes publikationer vil fylde mest i dit arbejde som indberetningsansvarlig. Du er garant for, at oplysningerne er korrekte. Her finder du Gode råd til publikationsregistrering.

  • Når forskeren har indberettet publikationer, er det dig, der skal se posterne igennem for at kontrollere, at alle de relevante oplysninger er indeholdt, se Gode råd til godkendelse af publikationer. Denne proces er vigtig for at få en effektiv arbejdsproces og for at sikre, at publikationerne kommer ind i systemet så korrekte som muligt.
  • Da VBN fungerer som universitetets fuldtekstarkiv, skal publikationer så vidt muligt vedhæftes fuldtekstfilen. Ved manglende oplysninger eller link til fuldtekst der ikke virker, er det således dig, der kontakter forskeren med henblik på at få alle relevante oplysninger med.

 

Organisationer

Som indberetningsansvarlig skal du oprette og vedligholde organisationer i Pure.

  • Du sørger for, at den organisation, der er oprettet i VBN er identisk med AAU-organisationssiden. Det betyder, at du fx nedlægger gamle faggrupper og sektioner og ligeledes opretter nye, når de opstår, så jeres organisationsprofil løbende vedligeholdes.
  • Derudover er det vigtigt at AAU- og VBN-siderne indeholder samme basisinformationer, fx en beskrivelse af en faggruppes forskningsområder og at gruppens kontaktinformationer er opdaterede.

 

Personer

Som indberetningsansvarlig rydder du op i medarbejdernes tilknytningsforhold.

  • Når der kommer nye personer i jeres organisation, skal du som indberetningsansvarlig sørge for, at de tilknyttes de korrekte interne organisationer.
  • Ligeledes skal personer, som ikke længere er aktive markeres som sådan.

 

Projekter

  • I forhold til de projekter forskerne inddaterer skal du sørge for, at projekterne som minimum har korrekte start- og slutdatoer.
  • Det er også dig, der skal spørge ind til, om projektbeskrivelsen passer og regelmæssigt spørge ind til, om den er opdateret.

 

Mediedækning (presseklip)

  • De fleste presseklip kommer ind i VBN automatisk. Er der presseklip, som ikke automatisk bliver registreret, og som forskeren ønsker registreret, er det din opgave at inddatere disse.

 

Formidlingsopgaver

Som indberetningsansvarlig for Pure og VBN har du også et antal vigtige formidlingsopgaver.

  • Du skal sørge for at formidle mulighederne for at vedligeholde en god forskerprofil i VBN.
  • Du skal sørge for at formidle informationer fra VBN-teamet videre til instituttets medarbejdere. Det kan dreje sig om udmeldinger om deadlines for indberetning, nye funktionaliteter, politiske udmeldinger, kurser mv. 
  • Du skal oplære instituttets medarbejdere i registrering af publikationer i Pure og fortælle nye ansatte, hvordan VBN anvendes og hvilke krav, der stilles til forskerne på netop dit institut. 
  • Du skal give ”Førstehjælp” til forskerne – det vil sige, at forskeren skal starte med at henvende sig til dig som indberetningsansvarlig. Hvis du eventuelt ikke kan svare på et spørgsmål, er du naturligvis altid velkommen til at henvende dig til VBN-teamet.
  • Som indberetningsansvarlig skal du være behjælpelig med at svare på spørgsmål fra brugere af VBN, der eksempelvis gerne vil have fat i bestemte publikationer fra din organisation.
  • Endelig skal du være behjælpelig med forskellige udtræk til ledelsen, samt andre interesserede.

Hvis du er i tvivl, er du altid velkommen til at kontakte VBN-teamet.