VBN-teamet

Artikelbaseret afhandling

Afhængigt af hvilket fakultet du tilhører, kan der være forskellige krav til indlevering. Regler og retningslinjer vedrørende alle detaljer er udførligt forklaret på AAU PhDs hjemmeside. Det er påkrævet, at du i god tid tjekker  hjemmesiden, da kravene ikke er ens for alle!

I det følgende finder du informationer vedrørende standardproceduren for ph.d.-indlevering ved Aalborg Universitet gældende Artikelbaserede Afhandlinger.

Bemærk: Alle undtagelser fra proceduren aftales skriftligt med din ph.d.-skoleleder via ph.d.-kontorene!

 

FØR INDLEVERING I PURE

Når du uploader din Ph.d.-afhandling i Pure indleveres den officielt, hvorefter du ikke kan foretage ændringer. Før indlevering af den artikelbaserede afhandling er det dit ansvar:

  1. At formatere din artikelbaserede afhandling efter formateringsvejledningen. HUSK at dine artikler IKKE må indsættes som billedfiler i afhandlingen, da de således ikke vil kunne plagiatscannes.
  2. At din afhandling indeholder både et dansk og et engelsk resumé.
  3. At kontrollere, at du har modtaget et brev med navnene på bedømmelsesudvalgets deltagere.
  4. At kontrollere, at din vejleder har fremsendt en godkendt vejlederudtalelse til din ph.d.-skole.
  5. (gældende for HUM/SAMF) At du har udfyldt og indleveret en erklæring på, at afhandlingen og dens indhold ikke tidligere har været indleveret til bedømmelse.
  6. Inden indlevering at have afklaret copyright-rettighederne for alle dine artikler, hvis du ønsker, at disse skal indgå i en e-publiceret udgave af din afhandling.
  7. Hvis din afhandling består af artikler, hvor medforfattere optræder, at fremsende godkendte, underskrevne medforfattererklæringer til AAU PhD inden indlevering.
  8. At du ved artikler som er accepteret, men endnu ikke udgivet, søger om tilladelse til at parallelpublicere hos forlaget, hvis du ønsker, at disse skal indgå i den e-publicerede udgave af din afhandling.
  9. Inden indlevering i Pure, at vurdere, hvorvidt du ønsker, at eventuelle bilag skal indgå i en samlet fil, eller om bilagene skal uploades særskilt i Pure.
  10. At vurdere, om du alternativt vil tilknytte bilag via fileshare eller på en USB memory stick, hvis disse fylder meget.

Når du har fået eventuelle aftaler om parallelpublicering af dine artikler på plads, sammen med andre formalia, er du klar til at indlevere.

 

INDLEVERING I PURE

Registreringen i Pure markerer den formelle indlevering af din afhandling og igangsætter en proces omkring trykning, arkivering i universitetets arkiv og e-publicering af afhandlingen.

Som ph.d.-studerende skal du ved indlevering af den artikelbaserede afhandling:

  1. Indlevere din ph.d.-afhandling i Pure via følgende link: http://www.vbn.aau.dk/admin. Klik på den grønne "Tilføj ny" knap, og vælg "Ph.d.-indlevering" fra menuen til venstre. Felter med * [stjerne] er obligatoriske og skal udfyldes.
  2. Være opmærksom på, at systemet kun er beregnet til upload af selve afhandlingen i PDF-format.
  3. Markere om din fulde ph.d.-afhandling må e-publiceres. Såfremt din afhandling indeholder ophavsret-omfattede artikler, der ikke må parallelpubliceres, skal du svare at "en reduceret version må publiceres". Dermed bliver det muligt at uploade endnu et dokument uden artikler. Denne version vil blive klargjort til e-publicering. Den fulde version af afhandlingen, inklusiv alle artiklerne i fuldtekst, vil kun blive sendt til bedømmelsesudvalget.
  4. Uploade forsidefoto, såfremt du ønsker omslag med eget foto. Hvis ikke andet oplyses, trykkes afhandlingen med standardomslag uden foto.
  5. Registrere en bagsidetekst til omslaget i Pure (MAX 1200 anslag – inklusiv mellemrum), hvis en sådan ønskes.
     

Når du har udfyldt ph.d.-indleveringen i Pure og klikket på ”Gem”, har du indleveret din ph.d.-afhandling ved Aalborg Universitet. Det er kun muligt at indlevere din ph.d.-afhandling én gang.

Du kan se din ph.d.-indlevering i Pure, men ikke rette eller tilføje informationer. Opdager du fejl, skal du hurtigst muligt tage kontakt til VBN-teamet. Er der behov for større ændringer, vil en ny ph.d.-indlevering skulle igangsættes.

BEMÆRK! Din afhandling kan blive afvist i løbet af indleveringsprocessen. Fakultetskontoret registrerer om afhandlingen indstilles eller afvises til forsvar. Afvises afhandlingen i bedømmelsesprocessen, vil en ny ph.d.- indlevering skulle igangsættes.

 

EFTER INDLEVERING I PURE

Når du har indleveret, vil din afhandling blive gennemgået af forlaget for at sikre, at den er klar til tryk. Du modtager en e-mail, når din afhandling er sendt til AAU PHD, hvor den vil undergå et tjek for plagiat, i henhold til de gældende procedurer.
Efter indlevering vil ph.d.-afhandlingen kun være tilgængelig for relevante administrative personer.

AAU PhD er ansvarlig for:

  • at udfylde de administrative data, samt information vedrørende forsvar.
  • at registrere om afhandlingen indstilles eller afvises til forsvar.
  • at inddatere datoen for forsvar i PhD Manager.

 

AAU Open er ansvarlig for:

  • Kolofon med forlagsinformation, herunder ISBN og ISSN nr. Forlaget må kun tilføje omslag og kolofon. Hvis filen ikke kan trykkes, kontaktes forfatter direkte af forlaget, så eventuelle fejl og mangler kan udbedres.
  • At det aftalte antal eksemplarer trykt til forsvar sendes direkte til instituttet
  • At fakturering sendes direkte til dit institut.

 

EFTER FORSVAR - E-PUBLICERING

Efter du formelt er blevet tildelt din grad af Akademisk Råd på et af deres kvartalsvise møder, vil din afhandling blive e-publiceret og fremgå af din og instituttets VBN-profiler.